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Dettagli

 

1) Anagrafiche Aziende, Progetti, Corsi, Docenti, Referenti e anagrafiche checklist documenti completamente programmabili, tutte le anagrafiche sono ricche di informazioni, soprattutto le due anagrafiche principali delle aziende e dei progetti che ci permettono una visione immediata dello “status quo” della lavorazione.Fondamentale è l’opzione di inserimento prerequisiti (personalizzabile) in entrambe le schede che permettendo confronto tra il progetto proposto e le potenziali aziende individua immediatamente una lista di aziende “papabili” per il/i progetti finanziati tramite la funzione “scouting”. Completano la lista delle anagrafiche quella dei corsi legati al progetto, dei docenti con le competenze formative specifiche, le schede anagrafiche dei referenti interni ed esterni legati alle singole schede clienti, interfaccia commerciale e di indirizzamento delle attività quando parte il processo di lavorazione del progetto.

2) Scouting prerequisiti aziende, la procedura essendo progettata anche come database principale dei clienti/aziende oltre all’archiviazione documentale, diventa una potente motore ricerca che a partire dal progetto, nel quale sono stati specificati tutti i perequisiti, traccerà tutti le potenziali aziende con i requisiti di finanziabilità, che potranno essere contattate per eventuale loro interessamento.

3) Avvia lavorazione progetto, identificato il progetto e l’azienda, il processo proporrà una scheda di avvio gestione sia dei contatti/appuntamenti sia di tutte gli iter previsti dal progetto stesso, avviando le attività ai singoli referenti interni/esterni quando tempisticamente ci saranno le condizioni per soddisfare le stesse. Il processo quindi è attivato e si completa quando poi inizia l’eventuale percorso formativo previsto dall’azienda/cliente.

4) Gestione lavorazione progetto dopo l’inizio delle attività con il cliente. In questo processo iniziano e si completano con la gestione della lavorazione del progetto, le verifiche dei documenti da produrre, l’eventuale rendicontazione del progetto e la gestione dei docenti che hanno prestato il proprio servizio, riportando poi un quadro contabile completo per progetto suddiviso  per azienda/cliente.

 

Caratteristiche peculiari principali:

Appuntamenti: in tutti i processi, nelle varie fasi di attività, dove è previsto, gestiamo l’appuntamento diretto o di un alto operatore con la notifica. Nel sistema è consultabile con un “bottone” la propria agenda, per la verifica della disponibilità, o quella dell’operatore a cui vogliamo assegnare l’appuntamento, per evitare sovrapposizioni.

Tabelle: per poter meglio appropriare il linguaggio usato nell’azienda tutte le scelte preimpostate sono tabellari, con la possibilità di definirne “le parole da usare”.

Checklist: è una lista nella quale vengono definiti quanti e quali sono necessari, predefiniamo una lista di documenti che sarà utilizzata nelle specifiche attività. Per ogni singolo documento oltra a prevedere la definizione stessa, sarà possibile indicare se obbligatorio o meno, ed indicare per inclusione “il nome del file”, per poter dare una logica all’archiviazione dello stesso.

 

Moduli aggiuntivi:

Processo protocollo documenti: la procedura è predisposta per integrare: la gestione del protocollo dei documenti in entrata, interni, ed in uscita; l’ acquisizione documenti anche con  codice a barre; percorsi documenti/uffici/addetti completamente programmabili. E’ possibile impostare il percorso di ogni singolo documento, se ques’ultimo è inerente ad un progetto sarà possibile individuarlo dalla nostra anagrafica in questa fase. Inserito il documento con la sua classificazione, il processo in base alla sua tipologia, richiamerà il percorso preimpostato à l’ufficio di prima accoglienza, l’ufficio che assegna la lavorazione del documento, l’ufficio di competenza, l’ufficio addetto alla fascicolazione, l’ufficio notifica; per alcuni documenti potrà essere automaticamente attivato un ulteriore processo, che seguirà poi i propri percorsi.

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