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Dettagli

 

1) Anagrafiche Immobili, Contratti, Nominativi, e anagrafiche checklist documenti completamente programmabili. L’anagrafica immobiliare è suddivisa e legata ad uno stabile con i relativi dati di localizzazione, lo storico di tutti i contratti di locazione emessi con i vari nominativi , una sezione dedicata ai dati utili alla trattativa visionabile dai soli operatori abilitati. Nella consultazione di questa anagrafica potrà essere possibile visionare immediatamente lo stato  affitto/sfitto di un immobile. L’anagrafica contratti riportà tutti le date di stipula, di rinnovo, rilascio etc. oltre al riferimento nominativo/immobile. L’anagrafica del nominativo oltre a tutti i suoi dati anagrafici ci riporta lo stato se solo contatto o  inquilino. Tutte le anagrafiche sono legate tra di loro ed è possibile acquisire ed allegare documenti.

2) Protocolli in entrata, interni, in uscita, con acquisizione documenti anche con il codice a barra, percorsi documenti/uffici/addetti completamente programmabili, è possibile impostare il percorso di ogni singolo documento, se ques’ultimo è inerente ad un immobile sarà possibile individuarlo dalla nostra anagrafica. In questa fase, inserito il documento con la sua classificazione, il processo in base alla sua tipologia richiamerà il percorso preimpostato à l’ufficio di prima accoglienza, l’ufficio che assegna la lavorazione del documento, l’ufficio di competenza, l’ufficio addetto alla fascicolazione, l’ufficio notifica; per alcuni documenti potrà essere automaticamente attivato un ulteriore processo, che seguirà poi i propri percorsi.

3) Archiviazione documentale del fascicolo richiamabile nei vari processi attivi in quel momento, con possibilità di definire una checklist di documenti che devono essere presenti nel fascicolo completamente parametrizzabile.

4) Archiviazione documentale del fascicolo diretta (utile per i fascicoli documenti pregressi) completamente parametrizzabile, definibile per immobile e con la pseudocodifica del codice legato alla anagrafica immobile oltre ad una serie di altre tabelle personalizzabili. Archiviazione automatica attraverso il codice a barra con fascicolazione automatica nel proprio contenitore. Potente ricerca fascicolo per (unità immobiliare, stabile, nominativo, codice a barra) o per nome del documento archiviato.

5) Processo delle trattative, è possibile gestire il contatto proveniente da qualsiasi fonte (telefono, email, web), per sole informazioni, per gestire l’appuntamento direttamente con visita immobile oppure attraverso visita programmabile con un operatore per far visitare l’immobile agli interessati. Statistiche e ricerche su nominativi per sola informazione, in attesa di visita, in attesa di ricontatto, in attesa di un appuntamento per proposta di locazione. Gli operatori potranno essere legati ad aree definite nel sistema ed assegnati all’immobile da visitare. I nominativi che dopo aver visitato l’immobile risultano interessati, sono elencati nel sistema per essere contatti per appuntamento proposta di locazione. Questo processo è anche legato al processo protocolli, ed al processo archiviazione documentale.

6) Processo Proposta di locazione, in questo processo, potremmo direttamente attivare una proposta, oppure richiamare direttamente i nominativi che hanno già visitato l’immobile, il processo segue tutte le fasi interne con approvazione della direzione come, appuntamenti, valutazione affidabilità nominativo, proposta di locazione, rivisita dell’immobile, acconto, contratto di locazione, attività tempistica su adempimenti fiscali, adempimenti burocratici, consegna dell’immobile, archiviazione documnentale nel fascicolo dell’immobile, plico nominativo. Questo processo è anche legato al processo protocolli, ed al processo archiviazione documentale.

7) Processi del contratto di locazione, il processo provvede a tutte quelle attività legate alle tempistiche proprie dei contratti immobiliari, come il processo disdette mensili direttamente legato all’invio nel processo protocollo in uscita per la gestione delle disdette. Ogni singola disdetta legata al singolo nominativo attiverà un processo di rinnovo o rilascio immobile, in caso di rinnovo il processo segue tutte le fasi interne con approvazione della direzione alle nuove condizioni economiche, se previsto, quindi a riformulare il rinnovo del nuovo contratto di locazione. Attività /tempistica su adempimenti fiscali, adempimenti burocratici, archiviazione documentale nel fascicolo dell’immobile del nuovo contratto . Quest processi sono  legati al processo protocolli, ed al processo archiviazione documentale.

8) Processo della manutenzione immobiliare, con questo processo generiamo tutte quelle attività pianificate direttamente dal proprietario o come richiesta dall’inquilino, oppure provenienti da una consegna immobile dove è prestabilita una preventiva manutenzione. Il processo di manutenzione può essere attivato direttamente o attraverso una richiesta protocollata in entrata, in entrambi i casi individuati nominativo ed immobile il sistema genererà un numero di ticket riferimento successivo nello svolgimento dell’intervento, per tutte le comunicazioni interne , con eventuali fornitori e con il nominativo stesso. Acquisito l’intervento di manutenzione, l’ufficio di competenza, deciderà di dare un percorso all’intervento, a chi dovrà svolgere il lavoro dopo aver inviato un proprio operatore per perizia su quanto richiesto. Avremmo successivamente la possibilità di far eseguire l’intervento seguendo tre ipotesi: 1) provvede l’inquilino 2) provvedono  inquilino e proprietario 3) provvede il solo proprietario. Le attività successive seguiranno il fornitore/i  con tutte le attività a lui/loro legate, fino alla gestione del collaudo e verifica soddisfazione del cliente. Questo processo è anche legato al processo protocolli, ed al processo archiviazione documentale.

 

Caratteristiche peculiari principali:

Appuntamenti: in tutti i processi, nelle varie fasi di attività, dove è previsto, gestiamo l’appuntamento diretto o di un alto operatore con la notifica. Nel sistema è consultabile con un “bottone” la propria agenda, per la verifica della disponibilità, o quella dell’operatore a cui vogliamo assegnare l’appuntamento, per evitare sovrapposizioni.

Tabelle: per poter meglio appropriare il linguaggio usato nell’azienda tutte le scelte preimpostate sono tabellari, con la possibilità di definirne “le parole da usare”.

Checklist: è una lista nella quale vengono definiti quanti e quali sono necessari, predefiniamo una lista di documenti che sarà utilizzata nelle specifiche attività. Per ogni singolo documento oltra a prevedere la definizione stessa, sarà possibile indicare se obbligatorio o meno, ed indicare per inclusione “il nome del file”, per poter dare una logica all’archiviazione dello stesso.

Pseudocodifica del codice: definisce una logica che permette di generare automaticamente, in base  ai prametri  proprietario, stabile, unità immobiliare,  quantità di contratti emessi, un codice a barre unità immobiliare associato.

Percorsi iter singolo documento protocollo: su ogni documento che circola in azienda, oppure in entrata ed in uscita, è possibile definire in propria autonomia il percorso  operativo che il documento deve svolgere e chi ha le competenze su ogni singola attività sia esso ufficio, addetto o responsabile.

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